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策劃執(zhí)行一場會議活動需要注意哪些細節(jié)?

來源:伍方會務   發(fā)布時間:2021-01-21 16:50:52   瀏覽次數(shù):6855

作為MICE人,一年中總是少不了幾場活動策劃執(zhí)行,雖然活動的形式和玩法有很多種,但萬變不離其宗。那么策劃執(zhí)行一場活動需要注意哪些細節(jié)呢?小編從活動策劃案、時間進度推進、PPT方案制作、場地和嘉賓、活動文案、活動物料、參會者維護、宣傳與推廣、現(xiàn)場執(zhí)行、活動總結十個角度和您一起過一遍。

如何策劃執(zhí)行一場活動
▲如何策劃執(zhí)行一場活動

作為MICE人,一年中總是少不了有幾場甚至多場的會議活動策劃執(zhí)行,雖然活動的形式和玩法有很多種,但是千變萬變離不開一些套路。那么策劃執(zhí)行一場活動需要注意哪些細節(jié)?會執(zhí)行小編和大家一起過一遍。

活動周期圖
▲活動周期圖

一、活動策劃案

在活動正式開始之前,要經(jīng)歷一個籌備期和執(zhí)行期,在此期間,我們要對活動的整體有一個構想,先做一份策劃案。

一份合格完整的活動策劃案,包括以下幾點(如圖)。

活動策劃方案內容組成
▲活動策劃方案內容組成

好的開始是成功的一半。做活動策劃案的目的,不是為了形式,而是要讓人明白你策劃的是個什么樣的活動、可以達到什么樣的效果、如何控制風險,這有利于我們更好地去把控整場活動。

二、時間進度推進

確定活動策劃方案后,就要開始推進了。在此期間,要保證全員配合默契,井井有條,把控好每一個時間點,Deadline前必須把東西給到。可參考下方思維導圖。

活動時間進度表
▲活動時間進度表

三、PPT方案制作

對于線下活動來說,招商是必不可少的環(huán)節(jié);顒拥那捌趹獪蕚浜梅桨窹PT,用以獲取資金或資源的支持。

這里注意,PPT的制作一定要簡潔、精美,這是商務合作的基礎和前提。PPT的內容里,要能讓你的招商對象了解到以下三點:

(1)這個活動是什么

(2)我能給你什么

(3)你能給我什么

四、場地和嘉賓

對一場線下活動來說,場地和嘉賓是非常重要的。這兩者要在活動籌備期就確定好,不然會影響活動的節(jié)奏。

對于活動場地的選擇,一般會考慮以下幾個因素:

空間:要選擇能夠容納活動預期人數(shù)的場地。

價格:場地的價格一般都是比較昂貴的,這個成本要控制好,最好能以資源置換的形式獲得。如果不行,也要以搭載資源置換的形式去獲得一個比較低的價格。

交通:交通便利很重要,不要增加參會者出行的負擔。試想一下如果活動都已經(jīng)開始了而嘉賓還在路上堵車會怎么辦?

設備:看場地是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些活動必備的設備。

我們最終確定的場地,應該是以上幾點因素綜合后的最佳選擇。

對于活動嘉賓的選擇,重要性不必多說。一個活動的嘉賓或演講者,不僅是吸引參與者的重要因素、生動的營銷材料,同時還構成了你的活動基調。所以邀約合適的活動嘉賓就顯得尤其重要了。

動用一切你可動用的資源,去尋找那位合適的嘉賓。

五、活動文案

好的活動文案,可以吸引更多的客戶,比較流行的活動文案有兩種,一種是硬廣,一種是軟文。

硬廣:簡單粗暴版的文案,一般閱讀量都不太高,但勝在清晰明了,轉化率高。

軟文:引入型文案,一般是由故事、雞湯或者干貨引入,結尾再猝不及防給你個活動報名的鏈接和海報。

不管用這兩種文案里的哪一個,一篇合格的活動文案都要包含以下幾個內容(如圖)。

活動文案組成內容
▲活動文案組成內容

六、活動物料

活動的各個環(huán)節(jié)、各個時期內都需要做圖制作物料。一般會根據(jù)會議活動類型和規(guī)模做出物料的刪減和擴充,必不可少的是活動海報、現(xiàn)場易拉寶和邀請函。大致如下圖。

活動物料
▲活動物料

七、參會者維護

活動快開始的時候,需要進行參會者維護。一來可以讓活動的到場率變得高一些,二來可以對這些參會者更加了解。目前比較普通運用的一種維護方式,是將參會者拉進一個微信群里,進行統(tǒng)一維護和管理。

八、宣傳與推廣

宣傳推廣有兩個大作用,一是吸引更多的人報名參加活動,二是提高知名度。可以從以下幾個角度出發(fā)(如圖)。

活動宣傳推廣
▲活動宣傳推廣途徑

九、現(xiàn)場執(zhí)行

活動現(xiàn)場執(zhí)行包括前期和后期(活動當日)。

現(xiàn)場執(zhí)行前期:

(1)了解現(xiàn)場

需要執(zhí)行人員提前去現(xiàn)場了解規(guī)劃一下,比如調試音響、測試PPT、測試話筒、了解洗手間等位置在哪里等,這些細節(jié)需要在踩點時都要把控到,做到心中有數(shù)。

(2)布置現(xiàn)場

對現(xiàn)場進行適當?shù)牟贾,可以提升現(xiàn)場的氣氛和專業(yè)性。

(3)分工與執(zhí)行

一場活動,需要負責指引的人、負責簽到的人、主持人、控制氣氛的人、攝影師、速記員、執(zhí)行人員等。

要提前進行明確的分工,各司其職,確;顒禹樌M行。

活動當日:

(1) 維持活動秩序

活動期間容易出現(xiàn)現(xiàn)場嘈雜的情況,需要一個把控現(xiàn)場秩序的人去不斷維護。

(2) 現(xiàn)場氛圍要活躍

做活動很講究互動,要想產(chǎn)生互動需要有一位能調動氣氛的主持人,還需要活動開始前要做指引,方便大家能快速找到場地;上一個嘉賓講完后,要及時調出下一個嘉賓的PPT;遙控筆要提前教會嘉賓使用等。

細節(jié)決定成敗,這些細節(jié)都需要我們注意到。

十、活動總結

活動結束后,不代表就可以放松了,還要進行復盤和總結,這是十分關鍵的一步,能幫助你在日后做其它會議活動時更順暢。

可以和同事們開會討論一下活動成功和失誤的地方,也可以咨詢參會者,聽聽他們的意見。

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