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線上會議基礎(chǔ)操作手冊 數(shù)字會議服務(wù)流程詳解

來源:伍方會務(wù)   發(fā)布時間:2022-03-30 19:28:26   瀏覽次數(shù):4861

疫情初期,線下會議活動受限,政府、企事業(yè)單位紛紛開始尋求線上會議解決方案,線上會議、數(shù)字會議逐漸成為公關(guān)活動主流。線上會議怎么開?數(shù)字會議服務(wù)流程是怎么樣的?會議籌備、執(zhí)行、復(fù)盤階段需要管理哪些內(nèi)容?在本文您將有一個清楚的了解。

疫情初期,線下會議活動受限,政府、企事業(yè)單位紛紛開始尋求線上會議解決方案,在會議活動管理中,線上部分的投入和受重視程度大大提升。相對于線下公關(guān)活動,數(shù)字會議在組織流程、參與方式、互動方式上都發(fā)生了變化。隨著數(shù)字會議系統(tǒng)與線上會議軟件的不斷成熟,越來越多的公司發(fā)現(xiàn),數(shù)字化和線上化能力并不是錦上添花,而是逐漸成為必備能力。

那么,究竟線上會議怎么開呢?下面小編幫大家系統(tǒng)整理一下吧。

這里我們將線上會議分為基礎(chǔ)版(純線上)、進(jìn)階版(線上+線下)、高級版(元宇宙虛擬現(xiàn)實(shí)),本篇主要為大家介紹基礎(chǔ)版線上會議流程,元宇宙會議可以點(diǎn)擊這里了解哦!

伍方線上會議執(zhí)行現(xiàn)場
▲伍方線上會議執(zhí)行現(xiàn)場

一、線上會議籌備階段

1.組織架構(gòu):由客戶方組建籌備組,一般是人力資源部、行政部門協(xié)同;由專業(yè)會無公司組建執(zhí)行團(tuán)隊(duì):線上會議服務(wù)平臺、直播平臺。

2.設(shè)備及軟件:

1)軟件準(zhǔn)備:線上會議軟件平臺搭建、線上會議直播間搭建(移動端+PC端)、直播推拉流軟件(常見OBS/vMix);

2)硬件準(zhǔn)備:

線上會議直播電腦設(shè)備:用于投屏和控臺使用。這里小編友情建議大家多準(zhǔn)備兩臺電腦備用,防止其他設(shè)備出現(xiàn)意外情況!

線上會議直播網(wǎng)絡(luò)保障:首選有線網(wǎng)絡(luò),上下行速率至少50M以上,在沒有有線網(wǎng)線的情況下,配置多卡聚合網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。

Ps:有些會議需要搭建綠幕合成+直播技術(shù)結(jié)合會議場景。

3.流程確認(rèn):一定要要有詳細(xì)的線上會議流程策劃方案,一般包含:宣傳預(yù)熱、線上會議簽到方式、線上抽獎/游戲形式、頒獎形式、視頻圖片等素材定搞等。

4.測試彩排:測試彩排是數(shù)字會議服務(wù)管理中非常重要的一環(huán),一定要預(yù)留出充足的時間!

重點(diǎn)包含:內(nèi)部全鏈路集成測試,回歸測試;配合演講嘉賓上線測試直播系統(tǒng);會前一天聯(lián)調(diào)集成測試,相關(guān)細(xì)節(jié)優(yōu)化。

2022阿里巴巴香港線上年會游戲互動現(xiàn)場
▲2022阿里巴巴香港線上年會游戲互動現(xiàn)場

二、線上會議執(zhí)行階段

1、操作流程:

線上會議操作流程重點(diǎn)包含:導(dǎo)播臺控制,推流操作管理、根據(jù)直播流程切換相應(yīng)的畫面并推流、及時提醒各位演講嘉賓參與直播。

2、預(yù)案管理:線上會議常見問題及解決方案

1)PPT播放中出現(xiàn)卡頓:提前保存所有演講嘉賓課件,會務(wù)組可以隨時替換;

2)演講嘉賓沒有準(zhǔn)時上線:保存所有嘉賓聯(lián)系方式(至少2種),出現(xiàn)狀況隨時切換下一個流程;

3)彈幕上墻出現(xiàn)不和諧的文字:提前在后臺設(shè)置屏蔽關(guān)鍵詞。

醫(yī)療行業(yè)線上年會元宇宙會議
▲醫(yī)療行業(yè)線上年會元宇宙會議場景截圖

三、線上會議復(fù)盤階段

1、直播視頻資料整理;

2、簽到數(shù)據(jù)、抽獎數(shù)據(jù)反饋;

3、線上會議數(shù)據(jù)分析報告;

4、客戶反饋收集。

展開全部內(nèi)容
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